TALLER No. 4

Normas legales para el funcionamiento de la unidad de correspondencia

• Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

• 1989, la Ley 489 de 1998 Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

• Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

• Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

• Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Normas técnicas para el funcionamiento de la unidad de correspondencia

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.

Comunicación Externa: Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla.

Juego de Correspondencia: El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:


Dependencia responsable. (Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

Radicación

Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.

Oficial.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

Confidencial o reservada y personal.

No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.

Memorandos.

Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Oficios internos.

Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa

Oficios Externos.

Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

Procedimientos Operativos

Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

Mensajería

El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.

Elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho del os documentos

Gancho legajador plástico,Ganchos de cosedora, Resaltadores, Tijeras, Lapiceros, Borrador, archivadores de fuelle de cartón, cosedora, fax, sellos, microfilmadora, computador, impresora, Escáner, huellero, fotocopiadora, teléfono. etc.

CITA DE UN LIBRO

Cuando así hubo hablado, se sentó. Levantóse entre ellos Calcante Testórida, el mejor de los augures -conocía lo presente, lo futuro y lo pasado, y había guiado las naves aqueas hasta Ilión por medio del arte adivinatoria que le diera Febo Apolo-, y benévolo.

ILÍADA, Homero.Bogotá:Panamericana Editorial Ltda, 1999. 74 p. ISBN: 958-30-0639-4

CARTAS

Bogotá, 14 de agosto de 2010




Doctora
MARCELA VARGAS PÀEZ
Jefe Gestión Documental
Calle 99 No. 60 – 59
Bogotá D.C.




Asunto: Renuncia


Por la presente, les hago saber mi decisión de finalizar la relación laboral que mantengo con la empresa desde Julio del año 2008.

Dicha decisión responde a motivos estrictamente profesionales, que me llevan a desempeñar mi carrera profesional en otro sector empresarial.

De antemano, quisiera darles las gracias por la oportunidad laboral que me brindaron, así como el buen ambiente profesional y humano que ha caracterizado a esta empresa a lo largo de mis años de trabajo.



Cordialmente,



Leidy Johanna Montenegro Leal






Bogotá, 14 de agosto de 2010




Doctora
MARCELA VARGAS PÀEZ
Jefe Gestión Documental
Calle 99 No. 60 – 59
Bogotá D.C.




Estimada Doctora:


Quisiera agradecerle la entrevista que me concedió el día 10 de agosto pasado para el puesto de Gestor de oficina.

De acuerdo con la información que me proporcionó en la mencionada entrevista, acerca de los requisitos y responsabilidades exigidas para el puesto, y que creo que se ajustan perfectamente a mi perfil, le comunico que continúo estando muy interesado en ser seleccionado para su Empresa.




Atentamente,




Leidy Johanna Montenegro Leal

TRANSCRIPCIÓN

¿Cuál de los dioses promovió entre ellos la contienda para que pelearan? El hijo de Leto y de Zeus. Airado con el rey, suscitó en el ejército maligna peste, y los hombres perecían por el ultraje que el Atrida infiriera al sacerdote Crises. Este, deseando redimir a su hija, se había presentado en las veleras naves aqueas con un inmenso rescate y con las ínfulas de Apolo, el que hiere de lejos, que pendían de un áureo cetro, en la mano; y a todos los aqueos, y particularmente a los dos Atridas, caudillos de pueblos, así les suplicaba:
-¡Atridas y demás aqueos de hermosas grebas! Los dioses, que poseen olímpicos palacios, os permitan destruir la ciudad Príamo y regresar felizmente a la patria. Poned en libertad a mi hija y recibid el rescate, venerando al hijo de Zeus, a Apolo, el que hiere de lejos.

Más así que se descubrió la hija de la mañana, la Aurora de rosáceos dedos, congregóse el pueblo entorno de la pira del ilustre Héctor. Y cuando todos acudieron y se hubieron reunido, apagaron con negro vino la parte de la pira a que la violencia del fuego había alcanzado, y seguidamente los hermanos y los amigos, gimiendo y corriéndoles lágrimas por las mejillas, recogieron los blancos huesos y los colocaron en una urna de oro, envueltos en fino velo de púrpura. Depositaron la urna en el hoyo, que cubrieron muchas y grandes piedras, y erigieron el túmulo. Habían puesto centinelas por todos lados, para no ser sorprendidos si los aqueos, de hermosas grebas, los acometían. Levantando el túmulo, volviéronse y, reunidos después en el palacio del rey Príamo, alumno de Zeus, celebraron un espléndido banquete fúnebre.
Así hicieron las honras de Héctor, domador de caballos.

Luis Segalá y Estalella. La Ilíada/Homero.

MECANET

MecaNet Resultados de la lección de mecanografía Usuario: LEIDY MONTENEGRO 24/07/2010 08:58 PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 3 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el sábado, 24 de julio de 2010 a las 8:59 PM Nº de palabras: 233 Palabras/minuto: 17 Pulsaciones/min: 115 Tiempo: 13 m. 4 sg. Nº de errores: 20 (1%) Nº de aciertos: 1504 (99%) Nota: 82 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 3 a : 4 s : 1 f : 1 g : 1 h : 2 k : 2 l : 4 ñ : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 25/07/2010 10:05 PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 4 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el domingo, 25 de julio de 2010 a las 10:05 PM Nº de palabras: 318 Palabras/minuto: 32 Pulsaciones/min: 140 Tiempo: 10m. 29 sg. Nº de errores: 30 (2%) Nº de aciertos: 1670 (98%) Nota: 89 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: a : 5 s : 4 d : 7 f : 6 g : 1 h : 1 j : 3 l : 3 ñ : 2 e : 1 i : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 26/07/2010 10:29 PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 5 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el lunes, 26 de julio de 2010 a las 10:29 PM Nº de palabras: 304 Palabras/minuto: 22 Pulsaciones/min: 122 Tiempo: 13 m. 15 sg. Nº de errores: 19 (1%) Nº de aciertos: 1649 (99%) Nota: 88 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 2 a : 2 s : 3 d : 2 g : 2 j : 2 l : 3 ñ : 2 e : 1 i : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. Resultados para: Lección 6 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el miércoles, 28 de julio de 2010 a las 09:53 PM Nº de palabras: 293 Palabras/minuto: 20 Pulsaciones/min: 129 Tiempo: 14 m. 38 sg. Nº de errores: 39 (2%) Nº de aciertos: 1865 (98%) Nota: 82 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 5 a : 3 s : 1 d : 3 g : 1 j : 1 l : 2 ñ : 3 e : 4 r : 5 u : 7 i : 9 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 31/07/2010 11:15 PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 7 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el sábado, 31 de julio de 2010 a las 11:15 PM Resultados para: Lección 7 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el sábado, 31 de julio de 2010 a las 11:15PM Nº de palabras: 293 Palabras/minuto: 28 Pulsaciones/min: 185 Tiempo: 10 m. 11 sg. Nº de errores: 40 (2%) Nº de aciertos: 1889 (98%) Nota: 90 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: a : 12 s : 1 d : 2 f : 1 l : 5 e : 5 r : 11 u : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 28/07/2010 9:29 PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 8 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el miércoles, 28 de julio de 2010 a las 9:29 PM Nº de palabras: 292 Palabras/minuto: 26 Pulsaciones/min: 155 Tiempo: 10 m. 53 sg. Nº de errores: 51 (2%) Nº de aciertos: 1715 (98%) Nota: 87 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 2 a : 5 s : 1 d : 10 f : 1 g : 1 h : 2 j : 1 k : 1 l : 1 e : 5 r : 7 u : 4 i : 4 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. Resultados para: Lección 9 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 08:19 PM Nº de palabras: 306 Palabras/minuto: 31 Pulsaciones/min: 164 Tiempo: 9 m. 45 sg. Nº de errores: 30 (1%) Nº de aciertos: 1600 (99%) Nota: 92 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Resultados para: Lección 11 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el sábado, 7 de agosto de 2010 a las 08:45 PM Nº de palabras: 201 Palabras/minuto: 16 Pulsaciones/min: 165 Tiempo: 11 m. 54 sg. Nº de errores: 50 (2%) Nº de aciertos: 1965 (98%) Nota: 86 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 08/08/2010 11:54:PM http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 12 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el domingo, 08 de agosto de 2010 a las 11:54 pm Nº de palabras: 293 Palabras/minuto: 20 Pulsaciones/min: 160 Tiempo: 11 m. 47 sg. Nº de errores: 25 (1%) Nº de aciertos: 1889 (99%) Nota: 83 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 4 s : 4 d : 4 l : 1 ñ : 2 e : 3 r : 4 u : 4 i : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL 09/08/2010 10:18:39 http://mecanet.sytes.net Resultados para: Lección 13 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el lunes, 09 de agosto de 2010 a las 10:18 AM Nº de palabras: 318 Palabras/minuto: 38 Pulsaciones/min: 202 Tiempo: 8 m. 20 sg. Nº de errores: 27 (1%) Nº de aciertos: 1684 (99%) Nota: 99 (sobre 100) Usuario: LEIDY MONTENEGRO LEAL Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 3 a : 1 d : 4 f : 3 g : 4 h : 1 j : 1 l : 1 e : 4 i : 6 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 09/08/2010 11:57:03 http://mecanet.sytes.net ________________________________________ Resultados para: Lección 14 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el lunes, 9 de agosto de 2010 a las 11:57 AM Nº de palabras: 302 Palabras/minuto: 29 Pulsaciones/min: 170 Tiempo: 10 m. 16 sg. Nº de errores: 30 (1%) Nº de aciertos: 1754 (99%) Nota: 94 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 2 a : 1 l : 1 e : 2 r : 2 t : 2 y : 3 i : 7 o : 2 p : 1 z : 1 c : 1 v : 1 b : 1 n : 2 m : 2 Estos resultados son buenos, MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 09/08/2010 19:23:59 ________________________________________ Resultados para: Lección 15 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el lunes, 09 de agosto de 2010 a las 07:23 PM Nº de palabras: 232 Palabras/minuto: 21 Pulsaciones/min: 167 Tiempo: 11 m. 44 sg. Nº de errores: 47 (2%) Nº de aciertos: 1960 (98%) Nota: 86 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 3 a : 4 s : 4 h : 1 l : 4 e : 2 r : 3 t : 6 i : 2 o : 7 p : 2 c : 1 v : 3 b : 6 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 10/08/2010 20:15:41 http://mecanet.sytes.net ________________________________________ Resultados para: Lección 16 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el lunes, 10 de agosto de 2010 a las 08:15 PM Nº de palabras: 357 Palabras/minuto: 32 Pulsaciones/min: 178 Tiempo: 11 m. 19 sg. Nº de errores: 45 (1%) Nº de aciertos: 1966 (99%) Nota: 92 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 17 a : 4 s : 2 d : 4 f : 10 j : 1 k : 1 l : 2 ñ : 3 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 11/08/2010 19:28:20 http://www.teclear.tk ________________________________________ Resultados para: Lección 17 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el miércoles, 11 de agosto de 2010 a las 07:28 PM Nº de palabras: 207 Palabras/minuto: 23 Pulsaciones/min: 169 Tiempo: 11 m. 28 sg. Nº de errores: 24 (1%) Nº de aciertos: 1745 (99%) Nota: 91 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: a : 2 s : 1 g : 4 l : 2 e : 3 r : 5 y : 1 u : 2 o : 2 z : 1 c : 1 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 11/08/2010 22:02:25 http://www.teclear.tk ________________________________________ Resultados para: Lección 18 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el miércoles, 11 de agosto de 2010 a las 10:02 PM Nº de palabras: 314 Palabras/minuto: 27 Pulsaciones/min: 178 Tiempo: 11 m. 32 sg. Nº de errores: 32 (1%) Nº de aciertos: 2022 (99%) Nota: 95 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 3 a : 3 l : 1 q : 1 e : 4 r : 2 y : 2 u : 3 i : 1 o : 1 p : 2 c : 2 b : 2 n : 2 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante. MecaNet Resultados de la lección de mecanografía 11/08/2010 16:50:04 http://www.teclear.tk ________________________________________ Resultados para: Lección 16 (1º Método) del curso MecaNet Realizado el miércoles, 11 de agosto de 2010 a las 04:50 PM Nº de palabras: 237 Palabras/minuto: 22 Pulsaciones/min: 153 Tiempo: 10 m. 40 sg. Nº de errores: 24 (1%) Nº de aciertos: 1641 (99%) Nota: 90 (sobre 100) Nº de errores cometidos por letras: ESPACIO : 1 a : 1 s : 2 f : 1 k : 1 w : 3 e : 6 t : 2 o : 1 x : 2 c : 1 v : 1 n : 2 Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.